Il arrive parfois qu’un document dépasse d’une seule colonne la feuille sur laquelle vous souhaitez l’imprimer et qu’une deuxième page à peine entamée fait son entrée pour afficher la colonne rebelle. Si vous ne pouvez pas diminuer la taille de vos colonnes sous peine de modifier toute votre mise en page, voici une solution qui vous permettra de vous en sortir indemne

Préambule

Voilà ce qui arrive lorsque les colonnes dépassent la largeur d’une feuille au format A4 (ou autre, selon la configuration) en mode portrait :

On voit bien sur l’aperçu avant impression que les colonnes débordent sur une deuxième page…

Solution

La solution consiste à modifier la mise en page pour faire tenir le tout sur un nombre déterminé de pages.
Nous allons donc forcer Excel à imprimer tout le document sur une seule page. Pour ce faire, allez dans le menu Fichier > Mise en page… :

Voici le résultat ; le document tout entier tient sur une seule page :

Nota

Vous l’avez sûrement deviné : il est donc possible d’ajuster votre document pour qu’il tienne sur un nombre donné de pages (donc pas limité à une seule) ou en définissant un pourcentage de taille.
Remarquez que lorsque vous définissez un nombre de pages fixe, que vous validez ces valeurs et que vous revenez à la fenêtre de Mise en page, Excel aura calculé le pourcentage que prend le document lorsqu’il doit tenir dans la quantité de pages que vous aurez définie. C’est juste à titre informatif…

Savez-vous qu’il est possible de figer des volets pour faire apparaître en permance les premières lignes et/ou colonnes, quelque soit votre position dans la feuille ?
Explication en direct, et en images !

Lorsque vos données s’étalent sur une grande surface, il n’est pas rare de faire des allers-retours haut/bas pour lire le titre de la colonne, puis lire la valeur, puis lire le titre deux colonnes plus loin, etc.
Heureusement, il est possible de figer les volets, c’est-à-dire avoir en permanence les premières lignes et/ou colonnes de votre document.

Pour ce faire, cliquez sur la première cellule qui ne sera pas figée. Dans notre cas, B2 :

Allez dans le menu Fenêtre puis cliquez sur Figer les volets :

Les volets sont alors figés. On le remarque grâce à la bordure extérieure aux volets (à droite de la colonne A et au-dessous de la ligne 1) :

Lorsque vous vous déplacez sur la feuille, la colonne A et la ligne 1 restent sur l’écran alors que les données défilent :

Pour libérer les volets, rien de plus simple… Allez dans le menu Fenêtre puis cliquez sur Libérer les volets (j’avais prévenu) et tout redevient comme avant !

En espérant que ça vous aura servi

Excel est un tableur. Un tableur est un logiciel qui permet de manipuler des données. On peut les utiliser pour faire des calculs (sommes, multiplications…), les ordonner (tri alphabétique…), les présenter pour une lecture efficace (bordures, couleurs…), et bien d’autres choses encore.
C’est Microsoft qui crée ce produit, et vous trouverez ce logiciel dans la suite Microsoft Office (qui contient Word, PowerPoint…). Toutefois, sachez qu’il en existe d’autres, tel que Calc de la suite OpenOffice.org.

Découverte

Voici quelques éléments qui nous serviront souvent :

• une barre de menus :
  
• une ou plusieurs barres d’outils :
  
• la zone nom et la barre de formule :
  
• beaucoup de cellules :
  
• les onglets de feuille :
  
• les ascenceurs :
  

Explications

La barre d’outils donne un accès rapide à certaines fonctions grâce à des icônes, telles que :

• l’enregistrement ;
• l’ouverture de fichier ;
• l’aperçu avant impression ;
• la mise en gras ;
• le centrage ;
• le tri (croissant/alphabétique) ;
• le remplissage (ici, en jaune).

Et il y a plein d’autres icônes. Les icônes sont en fait des raccourcis vers certaines fonctions. Toutes ces fonctions, ou instructions, sont accessibles via les menus. Par exemple, l’icône  lance l’instruction Enregistrer qu’on retrouve dans le menu Fichier.

Les cellules

Chaque cellule est repérée par son numéro de ligne (de 1 à 65 536) et sa lettre de colonne (de A à IV). Lorsqu’une ou plusieurs cellules sont sélectionnées, les numéros de lignes et colonnes correspondantes sont en surbrillance et la zone nom indique les coordonnées. Par exemple, si on clique sur la cellule B5, la zone nom indique « B5″. L’en-tête de la ligne 5 et de la colonne B sont en surbrillance. On remarque rapidement qu’elle est sélectionnée car elle est entourée d’une bordure noire épaisse :

Premiers pas

Je vous propose de démarrer en douceur en faisant un tableau qui liste quelques produits frais…
Cliquez sur la cellule B2 pour la sélectionner. Tapez alors « Tomates« . Vous remarquez que la cellule se remplit des lettres que vous saisissez et il en va de même pour la barre de formule :

Validez en appuyant sur la touche Entrée de votre clavier. La cellule B2 est bel et bien remplie et la sélection est maintenant passée sur la cellule B3 (c’est la cellule suivante, vers le bas) :

Répétez les opérations précédentes, pour ajouter ces éléments :

• Citrons
• Pommes de terre
• Oignons

Vous devriez obtenir un résultat qui ressemble à ça :

Il est temps maintenant de placer en face de chaque produit frais le prix de ceux-ci. Sélectionnez la cellule C2. Pour le faire, vous pouvez bien entendu utiliser la souris, mais sachez qu’il est possible de se servir des flèches directionnelles de votre clavier. Adoptez la manière qui est la plus agréable à vos yeux, en sachant que pour le moment, notre tableau n’est pas très grand.
Saisissez le prix d’un kilo de tomates. Je n’ai aucune idée du prix d’un kilo de tomates, donc on va dire arbitrairement que ça coûte 2 Euros au kilo. Si vous êtes plus renseigné que moi à ce sujet, n’hésitez pas à me le dire dans les commentaires.
Donnez aussi un prix pour chacun des éléments de la liste. Ça pourrait être ça :

Vous l’aurez sûrement remarqué, le contenu de la cellule B4 (« Pommes de terre« ) est tronqué. C’est parce que la cellule suivante a été remplie, et, dès lors, Excel n’affiche pas les débordements sur une cellule qui n’est pas vide.
Nous devrons donc élargir la colonne B pour afficher tous les mots qui dépassent. Pour ce faire, placez le curseur à droite de l’en-tête de colonne B. Le curseur prend une autre forme :

Appuyez sur le bouton gauche de la souris, et, sans le relâcher, déplacez le curseur vers la droite. Vous voyez en pointillés la future largeur de la colonne et un petit cadre jaune vous indique quelle sera précisement cette largeur. Imaginez quelle largeur doit avoir la colonne et relâchez le bouton de la souris lorsque la bonne largeur semble atteinte (par exemple 116 pixels).

La colonne B est maintenant plus large et on visualise totalement nos « Pommes de terre »

Enregistrement

Nous avons bien travaillé et il est temps d’enregistrer notre travail.
Peut-être aurions-nous dû le faire plus tôt… À l’avenir, enregistrez votre travail régulièrement pour éviter les mauvaises surprises (coupure de courant, bug informatique et le système se fige, etc.).

Cliquez dans le menu Fichier puis sur Enregistrer. Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Enregistrer que nous avons vu précédemment : .

Choisissez l’emplacement du fichier (par exemple « Mes documents » et donnez un nom au fichier (également appelé classeur dans le cas d’un document Excel) :

Notez que l’extension (c’est le « .xls » à la fin du nom de fichier) sera de toute façon écrite si vous oubliiez de la mettre…

À bientôt, pour de nouvelles aventures !